Сещате ли се за онези събрания, които правите в офиса си от време на време. Вероятно са в понеделник преди обед и вероятно продължават около час или два. Присъстват определени хора, обсъждате най-новото, което се е случило или трябва да се случи…и след това се отправяте към собствените си задачи.
Това е т.нар. оперативка, която можете да срещнете и под термина “брифинг”. Въпросът е: усещате ли я като полезна лично за себе си или времето, които сте инвестирали в нея, ви се струва изгубено и пропиляно? Смея да кажа, че в много фирми оперативките не са достатъчно продуктивни и не се управляват правилно. Тогава у служителите се създава усещането, че срещата между тях е напразна и безсмислена. Нека ви дам няколко съвета, базирани на собствените ми впечатления и опит, които да ви помогнат в това отношение:
1. Подберете точните хора. Не се нуждаете от всички, за да обсъдите важните теми. Трябват ви само ръководителите на екипите или на отделите. Вие знаете най-добре кои са те.
2. Подгответе си темите за дискусия. Времето на всички ни е ценно, така че използвайте го по същество. Отбележете си главните топици, които да обсъдите, за да сте сигурни, че не пропускате нищо.
3. Бъдете модератор на дискусията, но не я обсебвайте. Не акцентирайте само върху вашето мнение. Задайте темата и насоки към нея, но оставете хората да определят как ще се развие.
4. Дайте глас на всеки присъстващ. Оперативките са перфектна среда за провеждане на брейнсторминг. Когато зададете въпрос, поискайте мнението на всеки присъстващ. Току виж най-ценен отговор даде точно онзи, от когото не сте го очаквали.
5. Завършете подобаващо. Направете кратко резюме на случилото се. Припомнете пак важните задачи и се уверете, че всеки е разбрал какво се иска от него и в какъв срок. Благодарете за присъствието и вниманието на хората в стаята.
Поддържам тезата, че една компания ще върви напред само ако има достатъчно комуникация между хората, които са вътре в нея. Добре проведената оперативка е изключително полезна именно в тази насока.
